|
E-posta Normları hakkında 10 ipucu
Hayattaki hemen her şey gibi e-posta kullanımının da kendine özgü
kuralları vardır. Karşı tarafın sizi yeterince ciddiye almadığını
düşünüyorsanız belki de e-posta görgü kurallarına sadık kalıp
kalmadığınızı gözden geçirmelisiniz.
1- Büyük ya da küçük harf
E-posta metnini oluştururken BÜYÜK harfler kullanmaktan sakınınız. Aksi
takdirde bu durum internet dünyasında, karşı tarafa bağırdığınız ya da
çığlık attığınız düşüncesini uyandıracaktır. Büyük harşer ayrıca mesajı
okumayı zorlaştıracaktır. Diğer yandan bazı kullanıcılar da dikkatsizdir
ve sürekli küçük harf kullanır. Bazılarıysa tıpkı SMS yazıyormuş gibi
kısaltmalar kullanır. Özellikle ticari yazışmalar esnasında bu hatalardan
kaçının. SMS tarzı e-postalar yalnızca yakın arkadaşlarınızla
yazışıyorsanız normaldir.
2- Kısa tutun
Günde onlarca, hatta yüzlerce e-posta alan kullanıcıların her mesajı tüm
detayıyla okuması mümkün değildir. Bazı kullanıcılar bu mesajları okumak
için onları n çıktısını almayı tercih eder. Bu nedenle az ve öz yazmaya
özen göstermelisiniz. Mesajınızı uygun şekilde paragraflara ayırın. Eposta
yoluyla etkileşimli iletişim kurmaktan kaçının. Bu tarz iletişim için
Anında Mesajlaşma'yı (Instant Messaging) tercih edin. Tartışılması gereken
çok önemli konular için telefon kullanın ya da toplantıları tercih edin.
3- Konu satırına dikkat
E-postanın en önemli bölümü belki de burası. Çünkü konu satırı mesajın
içeriği hakkında ipuçları veriyor. Çok sayıda e-posta alan kullanıcılar
konu satırına bakarak hangi mesajları öncelikle okuyacaklarına karar
verebilirler. Hemen her kullanıcı spam adı verilen istenmeyen reklam
içerikli e-postalarla karşı karşıya. Bu nedenle konu satırı istenmeyen
e-postaları diğerlerinden ayırt etmek için önemli bir kriter. Aynı satır
ayrıca mesajları klasörlere ayırmak ve istenen mesajı bulmak için de
kullanıcılara yardımcı oluyor.
4- Ses tonu önemli
E-postanın yetersiz kaldığı bazı noktalar söz konusu. Özellikle de ses
tonunuzu ve ruh halinizi anlatma konusunda. Bazen aynı mesaj birden farklı
anlamda (saldırgan, alaycı, soğuk, keskin dilli gibi) değerlendirilebilir.
Konuşma sırasında aklınızdan geçeni anlatmak için yüz ifadeleri
kullanabilirsiniz. E-postanızda" smiley" ya da "emoticon"lara yer
verebilirsiniz. Örneğin gülümseme :) ile üzgün yüz :( ile ve kahkaha :D
ile ifade edilir. Herhangi bir cümlenizin birden fazla anlam
taşıyabileceğini düşünüyorsanız emoticon ile anlatımınızı
güçlendirebilirsiniz.
5- İstenmeyen e-postalar
Kullanıcılardan bazıları dostlarının, yakınlarının ve iş arkadaşlarının
e-posta adreslerini saklar ve bir liste oluşturur. Daha sonra da kendisine
gelen ilginç e-postaları sürekli bu listedeki tüm isimlere forward eder,
yani iletir. Bazıları bu mesajlardan hoşlansa da içerik her zaman herkese
hitap etmeyebilir. Çok yakından tanımıyorsanız iş arkadaşlarınıza ve
müşterilerinize esprili mesajları göndermek uygun olmayabilir. Bu nedenle
İlet düğmesine tıklarken daha dikkatli olmanızı öneriyoruz.
6- Başkalarının mahremiyetine dikkat edin
Daha önce de söylediğimiz gibi bazı kullanıcılar e-posta adreslerini
toplar ve kalabalık adres defterleri oluşturur. "Kime" ve "Bilgi"
satırları genellikle hatalı kullanıldığından başkalarının mahremiyetine
zarar verir. Esprili mesajları gönderir ya da iletirken herkesin e-posta
adresini "Kime" ve "Bilgi" satırlarına eklemeyin. Çünkü bu durumda her bir
alıcı diğerlerinin e-posta adreslerini elde etmiş olur. Adresler yanlış
ellere düştüğünde farklı amaçlarla kullanılabilir. Online reklam
göndericileri e-posta adreslerini biriktirmeyi ve bunları gereksiz yani (junk)
olarak nitelendirecek kullanıcılara istenmeyen mesajlar göndermeyi sever.
"Gizli" satırını kullanarak adreslerin gizli kalmasını sağlayabilirsiniz.
7- Dosya eklerini sıkıştırın
E-posta eki olarak dosya gönderiyorsanız dosya boyutunu ve karşı tarafın
bu dosyayı yükleyip yükleyemeyeceğini gözden geçirin. Alıcı, yavaş bir
internet bağlantısına ya da limitli bant genişliğine sahip olabilir. Dosya
ekleriniz büyük boyutluysa alıcının onu yüklemesi sonsuza dek sürebilir ve
bu durum karşı tarafı sıkıntıya sokabilir. Alternatif olarak büyük
dosyaları CD ile ya da basılmış kopyasıyla gönderebilirsiniz. Winzip gibi
bir dosya sıkıştırma yazılımı kullanarak dosya boyutunu kısaltabilirsiniz.
Dosya eki sayısının üçü geçmemesine ve daha fazla dosya gönderilecekse
ayrı e-postalar göndermeye dikkat edin.
8- İmza kullanın
Signature yani imza gönderdiğiniz her mesajın sonuna eklenen birkaç
satırlık bir metindir. Genellikle imza olarak e-posta adresi ve iletişim
bilgileri kullanılır. İmza bir tür düzeltme ya da uyarı şeklinde de
olabilir ve Bu mesaj gizlilik taşır… benzeri bir ifade içerebilir. İmzayı
olabildiğince kısa tutun ve yedi satırı aşmamaya özen gösterin. İmza
tanımlamak için e-posta istemci yazılımından ilgili menüye (örneğin
Outlook Express'te Araçlar/Seçenekler menüsünden İmzalar) girin.
9- Gereksiz metni kırpıp atın
Gelen e-postaları yanıtlarken ya da iletirken orijinal metni alt kısımda
koruyarak alıcının mesaj içeriğini tanımasını sağlamak isteyebilirsiniz.
E-posta yazılımını buna uygun şekilde yapılandırmak elinizde. Orijinal
mesajın her satırının ">" gibi bir sembolle başlayarak diğerlerinden
ayrılmasını sağlayabilirsiniz. Karşılıklı bir mesajlaşma söz konusu ise
orijinal metni ve tüm önceki gereksiz yanıtları silerek de mesajınızı
kısaltmak elinizde.
10- E-posta adresinize önem verin
E-posta adresinizin başında adınızın bulunmasına özen gösterin. Karşı
tarafın bu adresi hatırlayabilmesini istiyorsanız sade olması gerekir.
ozand@epostam.com ozan986515@epostam.com'dan çok daha kolay hatırlanır bir
adrestir. ‹ş görüşmeleri içinse Hotmail, Yahoo benzeri ücretsiz posta
adreslerinden kaçının. Böyle bir adres edinmek ücretli olsa bile daha
profesyonel bir izlenim uyandıracaktır. |
